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DEMANDE DE COMMUNICATION PAPIER OU ELECTRONIQUE DE SON DOSSIER ADMINISTRATIF

Le 30 mars 2020
Un agent peut obtenir une copie papier ou dématérialisée de son dossier administratif, moyennant éventuellement prise en charge des frais de photocopie. Une consultation sur place ne peut être imposée aux agents.

La loi n°83-634 portant droits et obligations des fonctionnaires dispose que tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel (article 18).

 

Ce droit est également reconnu par le code des relations entre le public et l'administration (CRPA). En effet, aux termes de l'article L. 311-6 :

"Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs : (...)

2° Portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ;

3° Faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. (...)".

 

S'agissant des modalités du droit à communication, l'article L. 311-9 dudit code dispose: 

"L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :

1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;

2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ;

3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; (…)"

Le site service public apporte des précisions sur ces modalités de communication en cas d'accord de l'administration (fiche relative à "l'accès aux documents administratifs") :

Vous pouvez recevoir gratuitement une copie du document par mail s'il est au format numérique. Vous pouvez obtenir une copie papier ou sur CD-Rom, à vos frais, si cela ne nuit pas à la conservation du document et si le support demandé est compatible avec celui de l'administration. Le coût dépend du support de transmission. Il ne peut pas dépasser les tarifs suivants :

0,18 euros par page A4 (noir et blanc) pour le support papier; 2,75 euros pour le support CD-Rom.

La jurisprudence reconnaît au demandeur le droit d'exiger la délivrance de copies. En effet, dans l'arrêt CE, 20/02/2008, Ligue de Normandie de karaté et arts martiaux, n°287721, le Conseil d'Etat a considéré que lorsque le demandeur sollicite la délivrance d'une copie d'un document communicable et ne manifeste pas de refus de prendre en charge les frais qui y sont associés dans les limites précisées par l'arrêté du 1er octobre 2001, l'autorité compétente, sous réserve de considérations liées à ses possibilités techniques, à la conservation des documents et au caractère abusif de la demande, est tenue de délivrer cette copie à l'intéressé. 

La Commission d'accès aux documents administratifs a rendu des avis en ce sens : Avis n°20171626 - Séance du 31/12/2017: 

"Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 mars 2017, à la suite du refus opposé par le président de l'université de Toulon à sa demande de communication de l'intégralité du dossier administratif de son client, ingénieur à l'université. (...)

La commission a pris connaissance de la réponse du président de l'université de Toulon invitant le demandeur à consulter son dossier dans les locaux de l'université. Elle observe à cet égard que Maître X a sollicité la communication du dossier administratif de son client sans préciser selon laquelle des modalités prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration elle souhaitait que cette communication s'effectue. La commission rappelle qu'aux termes de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration « L'accès aux documents administratifs s'exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : / 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; / 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; / 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; / 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6 ». La commission émet donc, un avis favorable, après que Maître X aura précisé la modalité de son choix et, acquitté le cas échéant les frais de reproduction du dossier administratif de son client.".

De même, la CADA a rendu un avis favorable s'agissant de la communication d'un dossier par voie électronique : Avis n°201502 - Séance du 15/09/2018:

"Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 mars 2018, à la suite du refus opposé par le directeur de l'Ecole nationale vétérinaire d'Alfort à sa demande de communication, par voie électronique, des documents suivants : 1) l'ensemble des pièces du dossier personnel de son client, en copie intégrale (...)

En l'absence de réponse du directeur de l'Ecole nationale vétérinaire d'Alfort, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à Monsieur X ou à son conseil, en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable."

Ainsi, vous êtes en droit de demander et d'obtenir la communication de votre dossier administratif par courrier ou par voie électronique.

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