Communication de documents écrits par l'administration et demande écrite imposée

En effet, les administrations sont tenues, en vertu de l'article L. 311-1 Code des relations entre le public et l'administration, de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande.

Aucune disposition ne prévoit cependant la forme que doit revêtir cette demande de communication de documents administratifs.

La CADA s'est prononcée par plusieurs avis (Avis 20062267, Avis 20062852) sur la possibilité, dans le silence des textes, d'effectuer une telle demande à l'oral ou par écrit électronique, tout en rappelant que la demande doit être suffisamment précise pour permettre d'identifier rapidement les documents demandés.

En accord avec la CADA, le Conseil d’État précise toutefois que l’administration, et notamment le maire en sa qualité de chef des services de la commune et sur le fondement de son pouvoir d'organisation du service, peut définir que les demandes de documents administratif devront se faire par écrit.

La prescription d'une telle modalité de demande des documents administratif est fondée sur des considérations relatives au bon fonctionnement des services communaux. 

A noter que les administrés ont, même en l'absence d'une telle prescription, intérêt à effectuer leur demande de communication de documents administratifs par écrit ; en cas de refus implicite de l’administration, ils pourront saisir la CADA et justifier de ce refus par la transmission d'une copie de la demande initiale de document restée sans suite.